Nota de Informare

cu privire la prelucrarea datelor personale ale candidatilor

in vederea angajarii in cadrul

ART & CRAFT DESIGN SRL

1. Cum colectam si utilizam (prelucram) datele dumneavoastra personale 2
2. Cui dezvaluim datele personale 3
3. Retinerea datelor cu caracter personal 4
4. Drepturile dumneavoastra 5
5. Transferul datelor personale inafara Uniunii Europene 6
6. Securitatea 6
7. Modificari privitoare la nota de informare 6
8. Intrebari suplimentare sau formularea unor reclamatii 7

ART & CRAFT DESIGN SRL (denumit in continuare “Art & Craft”, “noi” sau un apelativ similar) este o societate cu raspundere limitata inregistrata in Romania. Noi colectam si prelucram mai multe categorii de date personale de la candidatii nostri si de la posibilii stagiari (in continuare „dumneavoastra“) ceea ce, in conformitate cu legislatia Uniunii Europene in domeniul protectiei datelor, ne califica drept operator al acestor date cu caracter personal.
Știm ca aspectele ce tin de viata dumneavoastra personala sunt deosebit de importante, iar noi tratam aceste aspecte cu seriozitate. Aceasta Nota de informare descrie politicile si practicile noastre referitoare la colectarea si folosirea de catre noi a datelor dvs. personale atunci cand va inscrieti pentru ocuparea unui post in cadrul Art & Craft, si descrie si drepturile pe care le aveti. Mai exact, veti gasi mai jos:
• Ce date colectam despre dumneavoastra;
• Cum folosim si in general cum prelucram aceste date;
• Temeiul pe care ne intemeiem in aceasta prelucrare;
• Cui comunicam aceste date; si
• Modalitatea de stocare a datelor.

Va rugam sa cititi cu atentie aceasta nota de informare pentru a intelege modul in care prelucram datele dumneavoastra personale.

1. Cum colectam si utilizam (prelucram) datele dumneavoastra personale
1.1 In cadrul Art & Craft colectam si utilizam oricare dintre urmatoarele date despre dumneavoastra, iar in cadrul documentului de fata ne vom referi la acestea drept „date personale“.

(a) Informatii din CV/biografie: informatiile incluse in candidatura si in CV / biografie sau informatii care ne sunt furnizate in alt mod de catre dvs. in acest context, cum ar fi: numele complet, adresa, adresa de email, nr. de telefon, angajatorii anteriori, calificari profesionale, recomandari, analiza evolutiei profesionale si a competentelor, instruire, schimbari de departament, detalii privind performanta si adaptarea la cerinte.

Vom utiliza aceste date pentru a lua masuri (la solicitarea dvs.) inainte de a semna contractul de munca, cum ar fi sa va contactam pentru interviuri.

(b) rezultatele verificarilor privitoare la identificare si eligibilitate, cum ar fi verificari in baze de date privind detinerile societare, verificarea posibilei situatii de faliment personal, verificarea surselor din presa si retele de socializare, precum si verificarea informatiilor publice privind litigiile.

Utilizam datele de mai sus in interesul nostru legitim de a evalua adecvarea candidatului, precum si confirmarea informatiilor din CV-uri, biografii si scrisori de intentie, precum si pentru obtinerea unor scrisori de recomandare si pentru realizarea unor verificari privind performantele anterioare. Avem de asemenea un interes in asigurarea onoarei si bunei reputatii a viitorilor nostri angajati, prin urmare consideram important sa verificam imaginea pe care o are un candidat in presa si in retelele de socializare, care este tonul si directia postarilor publice pe retelele de socializare (de exemplu, nu toleram discursurile de incitare la ura, discriminarea si rasismul), precum si daca respectivul candidat este implicat in vreun litigiu care ne poate afecta reputatia, daca respectivul candidat este implicat in vreo afacere concurenta, etc. Nu prelucram date sensibile (cum ar fi cele referitoare la starea de sanatate) in cadrul acestor verificari, insa putem gasi fara intentie informatii privitoare la condamnari penale, in cazul in care aceste informatii sunt publice (cum sunt cele listate pe portalul instantelor de judecata).

(c) Efectuam teste si colectam informatii de profilare a personalitatii, prin angajati dedicati si prin consultanti specializati supusi obligatiei de confidentialitate. Nu utilizam aceste date pentru a lua decizii in mod automat in ceea ce va priveste; orice decizie in ceea ce priveste angajarea dvs. la Art & Craft este luata de catre angajatii nostri.

(d) Imaginile aferente sistemului de supraveghere video din sedii.

Utilizam aceste date pentru efectuarea unor verificari de securitate, in interesul nostru legitim de a asigura securitatea spatiilor, a bunurilor si a persoanelor care se gasesc in spatiile noastre.

In cazul in care sunteti selectionat(a) pentru a primi o oferta, vi se va pune la dispozitie o nota de informare separata privitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor nostri. Aceasta nota de informare va acoperi verificarile preliminare pe care le efectuam si documentele solicitate care ne sunt necesare la incheierea contractului (vizita medicala, act de identitate, in unele cazuri cazierul judiciar, etc.)

1.2 Sursa datelor personale. Unele dintre datele personale prelucrate sunt furnizate direct de dumneavoastra, iar alte informatii sunt obtinute indirect de la terti, cum ar fi agentii de recrutare si surse publice (de ex. LinkedIn, Registrul Comertului, portalul instantelor).

2. Cui dezvaluim datele personale

2.1 Distribuirea datelor in cadrul grupul Art & Craft

Datele dumneavoastra personale pot fi distribuite catre orice alta societate care este membra a grupului nostru, in cazul in care consideram ca acest lucru este in interesul nostru legitim pentru scopuri administrative interne (de ex. stocarea de date, CRM) sau pentru auditarea si monitorizarea proceselor noastre interne.

Accesul la datele dvs. personale este limitat numai pentru acei angajati carora le sunt necesare acele informatii pentru scopuri profesionale, putand include posibilii dvs. superiori si alte persoane numite de acestia pentru indeplinirea unor sarcini, precum si angajatii de la departamentele de resurse umane, IT, securitate si financiar.

2.2 Dezvaluirea datelor catre terti

Vom dezvalui partea necesara din datele dvs. personale numai in masura in care sunt necesare si numai urmatoarelor categorii de terti:

(a) alte entitati cum ar fi autoritati de reglementare, contabili, auditori, avocati sau alti experti externi, in cazul in care activitatea lor necesita aceste informatii;

(b) si societati care ne furnizeaza produse si servicii, cum ar fi:

(i) servicii de resurse umane, cum ar fi verificarile pre-angajare si activitatile de monitorizare a angajatilor;

(ii) agentii de recrutare;

(iii) furnizori de sisteme IT si furnizorii de servicii de asistenta aferenti, inclusiv arhivarea de emailuri, furnizorii de servicii de telecomunicatii, realizare copii de rezerva si recuperare in caz de dezastru, servicii de securitate informatica si alti furnizori de servicii externalizate.

De asemenea, vom mai dezvalui datele dvs. personale unor terti in urmatoarele situatii:

(c) In cazul in care ne solicitati sau ne dati acordul in acest sens;

(d) Persoanelor care pot demonstra ca detin autoritatea legala de a actiona in numele dvs.;

(e) in cazul in care este interesul nostru legitim sa facem acest lucru pentru a administra, extinde sau dezvolta activitatea comerciala:

(i) in cazul unui transfer de intreprindere (vindem o parte a afacerii sau anumite bunuri) care au legatura cu postul pentru care candidati, putem dezvalui datele dvs. posibilului cumparator al respectivelor activitati comerciale sau bunuri, pentru a ne asigura ca respectiva activitate continua;

(ii) in cazul in care Art & Craft (sau o parte substantiala din bunurile sale) este achizitionata de un tert, situatie in care datele personale detinute de Art & Craft vor constitui unui dintre activele transferate;

(f) in cazul in care avem obligatia de a dezvalui datele dvs. personale pentru a respecta o obligatie legala, orice solicitare legala din partea autoritatilor guvernamentale sau executive, si dupa cum poate deveni necesar pentru a indeplini anumite cerinte de securitate nationala sau de aplicare a legii sau a de preveni anumite activitati ilegale;

(g) pentru a raspunde oricaror pretentii, pentru a ne proteja drepturile noastre sau ale unui tert, pentru a proteja siguranta oricarei persoane sau pentru a preveni orice activitate ilegala;

(h) sau pentru a proteja drepturile, proprietatile sau siguranta Art & Craft, a angajatilor sai, a clientilor sai, a furnizorilor sau a altor persoane.

Unii din acesti destinatari (inclusiv afiliatii nostri) pot utiliza datele dvs. in tari aflate in afara Zonei Economice Europene. Va rugam sa consultati sectiunea 5 de mai jos pentru mai multe detalii privitoare la acest subiect.

2.3 Restrictii legate de utilizarea datelor personale de catre destinatari

Tertii carora le punem la dispozitie datele dvs. personale in temeiul paragrafelor a), b) si e) de mai sus sunt limitati (prin lege si prin contract) cu privire la modul in care pot folosi datele dvs. personale pentru scopurile specifice pe care le-am identificat noi. Intotdeauna ne vom asigura ca orice terti carora le divulgam voluntar informatiile dvs. personale sunt supusi obligatiilor de confidentialitate si securitate in acord cu prezenta nota de informare si legislatia aplicabila (pentru evitarea dubiilor, acest lucru nu se poate aplica acolo unde divulgarea nu este decizia noastra, cum sunt situatiile mentionate la par. c), d), f), g) si h) de mai sus.).

Cu exceptia celor detaliate mai sus, noi nu vom divulga sau transfera vreodata niciuna dintre datele dvs. personale vreunui tert fara a va anunta, sau, daca este cazul, fara a obtine in prealabil consimtamantul dvs.

3. Retinerea datelor cu caracter personal
Datele dvs. personale sunt pastrate doar atat cat este necesar pentru indeplinirea scopurilor pentru care informatiile respective sunt prelucrate. La data acestui document, datele personale sunt pastrate pentru urmatoarele perioade pe care le consideram necesare in mod rezonabil:

(a) Datele cu caracter personal ale candidatilor care nu devin angajati – timp de 1 an de la sfarsitul etapei de recrutare;

(b) Imaginile preluate de la camerele de supraveghere sunt pastrate timp de 30 de zile de la data inregistrarii, cu exceptia cazului in care este inregistrat un incident, situatie in care sectiunile de filmare aferente acelor incidente sunt pastrate timp de 3 ani. Facem acest lucru in interesul nostru legitim de a ne permite sa constatam, sa exercitam si sa sustinem in instanta pretentiile noastre sau ale unui tert;

Datele cu caracter personal ale candidatilor care devin angajati sunt pastrate ca parte a datelor angajatilor, si supuse politicii noastre referitoare la prelucrarea datelor angajatilor.

In situatia in care va sunt necesare informatii suplimentare cu privire la durata de timp pentru care se pastreaza datele dvs. personale, va rugam sa ne contactati (consultati sectiunea 8 de mai jos).

4. Drepturile dumneavoastra

4.1 Aveti anumite drepturi in ceea ce priveste datele dvs. personale.

(a) Puteti solicita accesul la datele cu caracter personale pe care le detinem in ceea ce va priveste. Puteti de asemenea solicita informatii despre urmatoarele: scopul prelucrarii; categoriile de date cu caracter personal prelucrate; cine in afara de ART & CRAFT ar mai fi putut primi datele de la noi; care a fost sursa informatiilor (daca nu ni le-ati oferit dvs. direct); si cat de mult vor fi pastrate respectivele date.

(b) Aveti dreptul de a corecta (rectifica) datele dvs. care se afla in posesia noastra in cazul in care sunt inexacte.

(c) Puteti solicita, de asemenea, stergerea datelor sau incetarea activitatii de prelucrare a acestora, sub rezerva anumitor exceptii.

(d) Puteti de asemenea sa solicitati incetarea prelucrarii datelor daca acest lucru are loc in temeiul unui interes legitim, sub rezerva anumitor exceptii.

(e) Aveti dreptul sa ne solicitati sa transferam datele pe care le prelucram despre dvs. in temeiul consimtamantul dvs. sau in indeplinirea unui contract, catre dvs. sau, daca este fezabil din punct de vedere tehnic, direct catre un alt operator.

(f) In cazul in care nu sunteti multumit(a) de modul in care va prelucram datele sau de raspunsul primit la o cerere in legatura cu datele dumneavoastra personale, aveti dreptul de a depune o plangere la autoritatea competenta de protectie a datelor. Aceasta este fie autoritatea din statul dumneavoastra de domiciliu din cadrul Uniunii Europene (daca acesta nu este Romania), fie Autoritatea Nationala pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, http://dataprotection.ro/.

4.2 In cazul in care doriti informatii suplimentare cu privire la drepturile de mai sus sau in cazul in care doriti sa va exercitati oricare dintre aceste drepturi, va rugam sa ne contactati (consultati sectiunea 8 de mai jos).

4.3 Vom avea in vedere toate aceste solicitari si va vom oferi un raspuns intr-un termen rezonabil (nu mai mult de o luna, termen pe care il mai putem prelungi cu inca doua luni in cazul in care solicitarea dvs. este complexa). Cu toate acestea, va rugam sa aveti in vedere ca exista exceptii de la unele dintre drepturile mentionate. In cazul in care solicitarea dvs. este refuzata, Art & Craft va va oferi o explicatie cu privire la motivul pentru care solicitarea dvs. a fost respinsa.

4.4 In cazul in care se aplica vreo exceptie, o sa va semnalam acest lucru in momentul in care raspundem solicitarii dvs. Inainte de a raspunde oricarei solicitari formulate de dvs., va putem solicita anumite informatii necesare pentru confirmarea identitatii dvs.

4.5 In situatia in care aveti intrebari in legatura cu modul in care prelucram datele dvs. personale, va rugam sa ne contactati (consultati sectiunea 8 de mai jos) .

5. Transferul datelor personale inafara Uniunii Europene

5.1 Informatiile personale pot fi prelucrate de entitati care activeaza in afara Zonei Economice Europene (Uniunea Europeana, Islanda, Norvegia si Liechtenstein), pentru scopurile mentionate la sectiunea 1.1. Puteti consulta detalii suplimentare cu privire la destinatarii datelor dvs. personale in sectiunea 2 mai sus.

5.2 In cazul in care furnizam orice date personale privitoare la dvs. catre entitati din afara ZEE, vom lua masuri adecvate pentru a ne asigura ca destinatarul protejeaza informatiile dvs. personale in mod adecvat, in conformitate cu prevederile prezentei note de informare. Aceste masuri includ:

(a) in situatia furnizorilor de servicii cu sediul in SUA, incheierea clauzelor standard aprobate de Comisia Europeana sau aderarea de catre furnizor la Privacy Shield (mai multe detalii sunt disponibile la adresa https://www.privacyshield.gov/welcome); sau

(b) in situatia furnizorilor de servicii cu sediul in alte tari aflate in afara Zonei Economice Europene, vom incheia clauze standard aprobate de Comisia Europeana.

5.3 Pentru a solicita mai multe detalii cu privire la masurile luate pentru a va proteja datele personale in cazurile mentionate mai sus, ne puteti contacta la orice moment (vedeti sectiunea 8 de mai jos).

6. Securitatea
6.1 Art & Craft este determinata sa protejeze datele personale impotriva oricarei pierderi, utilizari abuzive, dezvaluiri, modificari, indisponibilizari, acces neautorizat si distrugere, si isi ia toate masurile rezonabile pentru a asigura confidentialitatea datelor personale, inclusiv prin utilizarea unor masuri adecvate de natura organizationala si tehnica. Printre masurile de natura organizationala, avem in vedere controlul accesului fizic in sediul nostru, instruirea personalului, si pastrarea documentelor pe hartie in spatii incuiate. Masurile de natura tehnica includ utilizarea criptarii, parolarea accesului la sistemele noastre si utilizarea softurilor antivirus.

6.2 In procesul de furnizare a datelor cu caracter personal catre noi, informatiile dvs. personale pot fi transferate prin internet. Desi depunem eforturi sustinute pentru a proteja datele personale pe care ni le puneti la dispozitie, schimbul de informatii dintre noi si dvs. prin intermediul unei conexiuni la internet nu este 100% sigur. Prin urmare, nu putem garanta securitatea informatiilor dvs. personale pe care ni le transmiteti prin internet si prin urmare transmiterea efectuata in acest fel se face pe riscul dvs. Odata ce am primit informatiile dvs. personale, vom utiliza proceduri stricte si metode de securitate pentru a impiedica accesul neautorizat la aceste informatii.

7. Modificari privitoare la nota de informare

Aceasta nota de informare poate fi modificata ori de cate ori consideram necesar. Orice modificari efectuate la aceasta nota de informare vor fi afisate pe aceeasi pagina de internet, insa nu va vor fi aduse la cunostinta prin email.

8. Intrebari suplimentare sau formularea unor reclamatii

8.1 In cazul in care aveti intrebari suplimentare sau daca doriti sa depuneti o reclamatie cu privire la modul in care colectam, utilizam sau stocam informatiile dvs. personale sau in cazul in care doriti sa va exercitati oricare dintre drepturile pe care le aveti in legatura cu datele dumneavoastra, va rugam sa contactati:

Telefon: 0730711730
Email: madalina.manea@artandcraft.ro

8.2 Vom incerca sa solutionam orice astfel de reclamatie sau cerere cu privire la drepturile dumneavoastra.

8.3 Daca nu sunteti multumit(a) de raspunsul primit, puteti depune o reclamatie si la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. Puteti gasi informatii suplimentare privitoare la procedura de mai sus pe pagina:
http://dataprotection.ro/?page=procedura_de_solutionare_a_plangerilor.